Безрук Валентина Федорівна – народилася 04 березня 1962 року в селі Вільшана Недригайлівського району Сумської області. З 1969 року по 1979 рік навчалася у Вільшанській середній школі. Після закінчення школи вступила до Харківського сільськогосподарського інституту на економічний факультет, який закінчила у 1984 року. На посаді діловода Вільшанської сільської ради працює з 01 квітня 2015 року.

 

         ПОСАДОВА  ІНСТРУКЦІЯ ДІЛОВОДА 

ВІЛЬШАНСЬКОЇ  СІЛЬСЬКОЇ РАДИ

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

     Дана посадова Інструкція розроблена  на основі статуту територіальної громади села , регламенту сельської  ради, Інструкції  з діловодства відповідно   типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб міс­цевого самоврядування, затверджених наказом  Головдержслужби від 29 грудня 2009 р., № 406.

    На посаду діловода призначається особа, якій виповнилося 18  років, розпорядженням  селищного  голови за поданням секретаря виконавчого комітету селищної  ради, звільняється селищним головою.

    Діловод повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років), досконало володіти державною мовою, персональним комп’ютером.

Повинен дотримуватися і знати:  Конституцію України; закони України ”Про міс­цеве самоврядування в Україні“, ”Про службу в органах місцево­го самоврядування“, ”Про боротьбу з корупцією“ та інші закони України з питань організації та діяльності органів місцевого самоврядування; укази і розпоряд-ження Президента України, постанови Верховної Ради України, постанови та розпоряджен­ня Кабінету Міністрів України, інші підзаконні нормативно-правові акти, що регулюють розвиток відповідної сфери управління; організацію праці та основи управління персоналом і кадрової роботи; законодавство про працю; засади зовнішньоекономічної політики України; форми та методи роботи із засобами масової інформації; інструкцію з діловодства у відпо­відному органі місцевого самоврядування; основи психології, економіки, фінансів; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила ділового етикету; правила охорони праці та протипожежної безпеки; основні про­грами роботи на комп'ютері; державну мову.

2. ЗАВДАННЯ, ОБОВ’ЯЗКИ ТА ПОВНОВАЖЕННЯ

         Основним завданням діловода є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в сільській  раді на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

      Відповідно до основного завдання діловод:

2.1   Розробляє номенклатури справ;

2.2 Організовує за дорученням керівництва підготовку проектів докумен­тів, забезпечує оформлення і випуск документів;

2.3 Організовує і забезпечує документаційне  та організаційнотехнічне обслуговування роботи постійних, тимчасових контрольних комісій, засі­дань сесій сільської  ради, засідань виконкому сільської  ради; здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням у сільській  раді, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

2.4  Приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи адресатам;

2.5  Забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності селищної  ради та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

2.6   Удосконалює форми і методи роботи з документами в сільській раді та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

2.7  Здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з докумен­тами в напрямках діяльності селищної  ради;

2.8  Організовує підвищення кваліфікації працівників сільської ради, депутатів селищної  ради в роботі з документами;

2.9  Завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в сільській  раді.

2.10 Контролює виконання встановлених правил роботи з документами в сільській раді та організаціях, що належать до сфери її управління; доповідає сільському  голові про стан роботи з документами;

2.11 вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в сільській  раді та організаціях, що належать до сфери її управління;

2.12 Візує документи в межах своєї компетенції;

2.13 Бере участь у засіданнях сесій сільської   ради, виконкому та нарадах керівництва сільської  ради.

2.14 Реєструє вхідну та вихідну документацію, контролює строки виконання;

2.15 Реєструє заяви, звернення громадян, веде контроль їх виконання;

2.16 Веде книгу телефонограм, доводить їх зміст до голови та відповідальних  осіб для виконання;

2.17 Забезпечує виклики громадян у сільську ради та у районні служби, повідомляє депутатів районної ради, селищної ради, членів виконкому та запрошених осіб про прибуття на засідання сесій, виконкомів та нарад;

2.18 Готує довідки та характеристики громадянам;

2.19 Забезпечує паспортизацію населення сільської ради, проводить паспортний реєстраційний облік, звітує по паспортах громадян, які померли;

2.20 Приймає участь у веденні по господарських книг, складанні звітів про кількість господарств, населення, худоби, домашніх тварин, житловий фонд, техніку громадян;

2.21 Веде облік населення пільгових категорій, багатодітних сімей, одиноких та одиноко проживаючих громадян;

2.22 Приймає участь у веденні контрольних справ та картотеки по контролю;

2.23 Готує пакет документів на правопорушників та засуджених, що направляються для відбуття покарання на виправних роботах у сільській раді.

2.24 Виконує інші доручення сільського голови, що не суперечать законодавству України.                                                   

3. ПРАВА

 Діловод має право:

     Залучати спеціалістів сільської  ради та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за до­рученням керівництва;

     Вимагати від працівників сільськоої  ради та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

     Повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

     На здорові, безпечні та належні для високопродуктивної роботи умови праці;

     Вимагати службового розслідування з метою зняття безпідставних, на думку працівника, звинувачень або підозр.

      Відмовлятися від проведення небезпечних для здоров’я і життя робіт в умовах, коли  відсутні і (або) не можуть бути прийняті необхідні заходи безпеки.

4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Діловод несе відповідальність:

     За перевищення своїх повноважень, порушення  чинного законодавства України про працю та Закону України ”Про боротьбу з корупцією“ ;

     За невиконання чи неналежне виконання  без поважних причин  Правил внутрішнього трудового розпорядку установи, законних розпоряджень сільського голови чи особи, яка його заміняє і інших локальних нормативних актів, посадових обов”язків, встановлених даною Інструкцією, діловод  несе дисциплі-нарну відповідальність в порядку, визначеному трудовим законодавством.

    За навмисне спричинення установі або її працівникам чи відвідувачам  збитків у зв’язку з виконанням ( через невиконання) своїх посадових обов’язків  несе матеріальну відповідальність у порядку і в межах, визначених трудовим і (або) цивільним законодавством.

      Повну матеріальну відповідальність  за матеріальні цінності, які знаходяться в його користуванні у випадку їх втрати або псування, якшо не доведе, що збитків завдано не з його вини.

5. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ (ЗВ’ЯЗКИ ЗА ПОСАДОЮ)

     Діловод за характером діяльності взаємодіє:

—  з головами постійних, тимчасових контрольних комісій сільської  ради, депутатами сільської  ради та керівниками організацій, що належать до сфери управління селищної ради, —з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи постійних, тимчасових контрольних комісій, про­ведення засідань сесій сільської  ради, виконкому сільської  ради, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

— з юристом — з правових питань, пов'язаних з підготовкою докумен­тів, з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

—  з іншими працівниками сільської  ради — з питань за­безпечення сільської ради засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового об­слуговування.

    Працює в режимі нормованого робочого дня за  складеним графіком, виходячи з 40-годинного робочого тижня і затвердженим сільським головою.

    Проходить інструктаж  з техніки безпеки, виробничої санітарії і пожежної безпеки під керівництвом секретаря сільської ради.

    Проводить звіт про свою роботу перед сільськимм головою чи особою, яка його заміняє.